e-Welfare : ส่วนการขอสวัสดิการพนักงาน
เป็นที่ทราบดีว่า พนักงาน คือฟันเฟืองสำคัญผู้อยู่เบื้องหลังความสำเร็จ ของการทำธุรกิจ เป็นแรงผลักดันสำคัญที่ทำให้การดำเนินธุรกิจของบริษัทประสบความสำเร็จ การตอบแทนพนักงานที่นอกเหนือจากเงินเดือนค่าจ้างจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกบริษัทจำเป็นต้องมี ซึ่งคำตอบคือ สวัสดิการ และจากแนวโน้มของการบริหารทรัพยากรบุคคลในอนาคตนั้น ปัจจัยที่จะทำให้พนักงานเกิดความผูกพัน และการเก็บรักษาพนักงานได้ดีนั้น กลับมีเรื่องของสวัสดิการเข้ามามากขึ้น และเพื่อที่จะทำให้พนักงานรู้สึกอยากอยู่ทำงานกับบริษัทไปนานๆ เวลาที่จะคิดลาออก ก็ต้องคิดมากหน่อย ดังนั้นทุกองค์กรต้องกลับไปคิดในเรื่องสวัสดิการต่างๆ
สุดท้ายความรับผิดชอบก็ไม่พ้นเป็นของฝ่ายบุคคลหรือทรัพยากรบุคคลที่ต้องจัดการควบคุมกฎเกณฑ์ และทำจ่ายให้ถูกต้อง เพื่อให้พนักงานได้รับผลตอบแทนครบถ้วน ตามสิทธิตามระเบียบขององค์กร ขั้นตอนต่างๆ ที่ต้องทำโดยถ้าไม่มีระบบเข้าช่วยนั้นคือ นำคำขอจากแบบฟอร์มต่างๆ ของพนักงาน มาตรวจสอบสิทธิที่ได้รับค้นหาข้อมูลเดิมว่าเคยรับสิทธิไปแล้วหรือไม่ เท่าไหร่ กี่ครั้ง ขาดหรือเกินสิทธิไหมซึ่งใช้เวลาไม่น้อย เอกสารจำนวนมากรายล้อมตัว นำส่งผู้อนุมัติ ซึ่งต้องรอติดตามจากท่านที่ 1 ไปยังท่านที่ 2 หรือ 3 ตามสายการบังคับบัญชา ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะจบงานขออนุมัติสั่งจ่าย 1 พนักงาน ถ้าหลายๆ ท่านมาพร้อมกัน?
ดังนั้น Bplus e-Premium ระบบขอสวัสดิการพนักงานผ่านเว็บ (e-Welfare) จึงออกแบบมา เพื่อช่วยงานส่วนนี้พนักงานสามารถยื่นเรื่องขอสวัสดิการของตนเองได้ โดยไม่ต้องกรอกแบบฟอร์มต่างๆ ของบริษัท เพียงแค่บันทึกรายละเอียดการขอสวัสดิการต่างๆ เช่น ค่าอุบัติเหตุ, ค่ารักษาพยาบาล, ค่าคลอดบุตร เป็นต้น ซึ่งระบบจะช่วยลดงานของฝ่ายบุคคล และช่วยให้เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ตั้งแต่การบันทึกขอสวัสดิการ, การอนุมัติรายการ, การตรวจสอบสิทธิสวัสดิการของพนักงานก่อนที่จะอนุมัติเอกสาร ซึ่งจะสามารถรองรับการอนุมัติได้แบบ ONLINE และระบบจะส่งอีเมล์แจ้งผลการขอสวัสดิการให้พนักงานทราบทันทีเมื่อผ่านการอนุมัติครบเรียบร้อยแล้ว ระบบสามารถนำยอดเงินสวัสดิการที่ได้รับการอนุมัติแล้วโอนผลไปยังระบบเงินเดือนเพื่อคำนวณจ่ายค่าสวัสดิการให้กับพนักงานได้อัตโนมัติ โดยมี คุณสมบัติดังนี้
คุณสมบัติทั่วไป
- หน้าจอของระบบสามารถรองรับการแสดงผลแบบ Responsive ผ่าน Browser ในหน้าจอมือถือได้
- รองรับประเภทสวัสดิการต่าง ๆ ขององค์กรได้แบบไม่จำกัด และ สามารถกำหนดระยะเวลาการจ่ายสวัสดิการได้อีกด้วย เช่น ตลอดอายุงาน, หนึ่งเดือน, หนึ่งปี, สองปี และ สามปี เป็นต้น
- ระบบจะเชื่อมโยงการตั้งค่าประเภทสวัสดิการ จากในโปรแกรม Business plus HRM เพื่อแสดงให้พนักงานทราบรายการสวัสดิการที่ได้รับในระบบ Business Plus e-Welfare โดยอัตโนมัติ
- มีจอภาพเพื่อตรวจสอบสิทธิสวัสดิการต่างๆที่พนักงานได้รับสิทธิ คือ จำนวนครั้งต่อปี จำนวนเงินต่อปี และ จำนวนเงินต่อครั้ง
- ระบบช่วยป้องกันการคำนวณผิดพลาด จากการจ่ายสวัสดิการของพนักงานที่เบิกเกินจากสิทธิสวัสดิการที่ได้รับ เช่น มีวงเงินรักษาพยาบาลที่ 20,000 บาทใช้ไปแล้ว 15,000 บาท เหลือลงเงินเบิก 5,000 บาท ถ้าจะเบิกครั้งถัดไป 6,000 บาท โปรแกรมก็จะป้องกันไม่ให้จ่ายเกินสิทธิได้
- เพิ่มความสะดวกหลังจากที่พนักงานขอเบิกสวัสดิการที่ผ่านการอนุมัติเรียบร้อย สามารถส่งผลไปยัง Business Plus HRM v7.1 ขึ้นไป เพื่อทำการจ่ายสวัสดิการพร้อมเงินเดือนได้ ช่วยให้ลดการทำงานซ้ำซ้อน
- มีระบบป้องกันการโอนข้อมูลสวัสดิการไปยังระบบเงินเดือนเพื่อเตรียมจ่าย โดยสามารถกำหนดผู้ใช้งาน ผู้อนุมัติ ผู้โอนข้อมูลประเภทสวัสดิการที่ผ่านอนุมัติแล้วไปยังระบบเงินเดือนได้
- มีรายงานรองรับการทำงาน เช่น
- รายงานสรุปการใช้สวัสดิการแสดงตามพนักงาน
- รายงานสรุปการใช้สวัสดิการแสดงตามแผนก
- รายงานสรุปจำนวนรายการใช้สวัสดิการแสดงตามรายชื่อพนักงาน
คุณสมบัติในการขอเบิกสวัสดิการ (พนักงาน)
- พนักงานสามารถตรวจสอบสิทธิสวัสดิการต่างๆที่ได้รับสิทธิ คือ จำนวนครั้งต่อปี , จำนวนเงินต่อปี และ จำนวนเงินต่อครั้ง รวมถึงตรวจสอบสิทธิสวัสดิการที่มีการใช้ไปและสิทธิสวัสดิการคงเหลือของตนเองได้
- เพิ่มความสะดวกให้พนักงานและฝ่ายบุคคล โดยให้พนักงานสามารถบันทึกขอสวัสดิการผ่านหน้าเว็บ Online ได้ทันที และแนบไฟล์เอกสารเพื่อประกอบการพิจารณาในการขอสวัสดิการได้ เช่น ใบรับรองแพทย์, ใบเสร็จค่ารักษาพยาบาล เป็นต้น ซึ่งเป็นประโยชน์ทั้งพนักงานและฝ่ายบุคคลในการติดตามการขออนุมัติและส่งต่อไปให้ระดับถัดไปอนุมัติต่อ ลดการจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม และสถานที่รองรับการจัดเก็บเอกสารอย่างมาก
- พนักงานสามารถติดตามสถานะของการขอเบิกสวัสดิการของตนเองได้ เช่น รออนุมัติ, ไม่อนุมัติ โดยเมื่อผู้อนุมัติแต่ละลำดับพิจารณาเอกสารเรียบร้อยแล้ว พนักงานสามารถตรวจสอบสถานะเอกสารผ่านทางหน้าเว็บได้ทันที ทำให้ลดขั้นตอนการติดตาม ลดเวลา และทราบผลเร็ว
- พนักงานทราบผลการอนุมัติทาง Auto E-mail โดยอัตโนมัติ
- พนักงานตรวจสอบประวัติการขอใช้สวัสดิการย้อนหลังในปีก่อนได้
คุณสมบัติในการอนุมัติเบิกสวัสดิการ (ผู้อนุมัติ)
- การอนุมัติให้พนักงานแต่ละฝ่ายหรือแผนก สามารถกำหนดระดับการอนุมัติได้แบบไม่จำกัดลำดับ ตามสายงานของแต่ละองค์กร โดยสามารถตั้งค่าสายอนุมัติในโปรแกรมเงินเดือน Business Plus HRM v7.1 ขึ้นไป
- กรณีที่ผู้อนุมัติหลักไม่อยู่ ก็สามารถกำหนดให้มีผู้อนุมัติแทนได้ ซึ่งช่วยเพิ่มความสะดวกในกรณีที่ผู้อนุมัติหลักติดภารกิจ หรือ ไม่สะดวกที่จะอนุมัติเอกสาร
- ผู้อนุมัติสามารถทราบได้ทันทีที่พนักงานบันทึกขอเบิกสวัสดิการตามลำดับการอนุมัติที่กำหนดไว้
- ผู้อนุมัติสามารถพิจารณาอนุมัติ/ไม่อนุมัติ/ยกเลิก การขอใช้สวัสดิการของพนักงานได้
- ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบสิทธิสวัสดิการได้ทั้งทางหน้าจอและรายงาน ถึงสิทธิสวัสดิการที่ได้รับ, สิทธิที่ใช้ไป และสิทธิคงเหลือของพนักงานได้ เพื่อเป็นข้อมูลประกอบก่อนที่จะพิจารณาอนุมัติ
- ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบข้อมูลจากไฟล์แนบ ที่พนักงานแนบส่งมาพร้อมการบันทึกขอเบิกสวัสดิการได้
การกำหนดสิทธิให้กับผู้ใช้งานแต่ละลำดับและการตั้งค่าระบบ
- รองรับก่อนการเริ่มใช้งานด้วยการลงทะเบียนของพนักงาน เพื่อระบบสามารถตรวจสอบสิทธิการเข้าใช้งานของพนักงานได้
- รองรับการเข้าสู่ระบบโดยชื่อผู้ใช้และรหัสลับของพนักงาน / การลืมรหัสผ่าน / การแจ้งเปลี่ยนรหัสผ่านของพนักงาน
- สามารถกำหนดสิทธิการใช้งานแยกได้ตาม ผู้ใช้งาน , ผู้อนุมัติ, ผู้โอนข้อมูลและกำหนดการแสดงข้อมูลต่างๆในระบบที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานได้
- สามารถกำหนดผู้อนุมัติ , สายอนุมัติและสิทธิการอนุมัติในการขอเบิกสวัสดิการได้ตามผังองค์กร
- สามารถกำหนดสิทธิให้ผู้ใช้งานแต่ละกลุ่มเข้ามาตรวจสอบรายงานแต่ละประเภทได้ตามที่ต้องการ
การโอนผลเข้าโปรแกรมเงินเดือน Business Plus HRM
- สามารถโอนข้อมูลการขอเบิกสวัสดิการของพนักงานที่ผ่านการอนุมัติไปยังโปรแกรมเงินเดือนได้
- สามารถตรวจสอบประวัติการโอนข้อมูล การขอเบิกสวัสดิการ ไปยังโปรแกรมเงินเดือนได้
ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้โปรแกรม
- ช่วยเพิ่มความสะดวกในการเบิกสวัสดิการของพนักงานและลดการใช้กระดาษในการบันทึกเอกสาร
- ช่วยลดเวลาการทำงานของฝ่ายบุคคล ที่ต้องเดินเรื่องขออนุมัติสวัสดิการของพนักงาน ซึ่งสามารถนำเวลานั้นมาเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงานบุคคลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ช่วยให้พนักงานสามารถบันทึกเอกสารขอสวัสดิการได้ทุกที่ ทุกเวลาแบบ Real Time ถึงพนักงานอยู่นอกสำนักงานเช่น ผู้ตรวจสอบ, รับจ้างงานเป็น JOB หรือเป็นไซด์งาน เป็นต้น ก็สามารถบันทึกได้ซึ่งเป็นการบริการพนักงานแบบ Self Service สะดวกรวดเร็ว ทันสมัย
- ช่วยให้ผู้อนุมัติที่มักไม่ประจำอยู่สำนักงาน และไม่มีผู้อนุมัติแทน สามารถทำงานได้สะดวกอย่างมาก สามารถบันทึกอนุมัติเบิกสวัสดิการได้ทุกที่ ทุกเวลาแบบ Real Time พนักงานทราบผลทันที
- ช่วยลดงานของฝ่ายบุคคล ซึ่งเมื่อพนักงานทำการบันทึกขอเบิกสวัสดิการ และถ้าผ่านการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว ทางฝ่ายบุคคลสามารถเข้ามาทำการโอนยอดเงินสวัสดิการที่ผ่านอนุมัติเข้าโปรแกรมเงินเดือนได้ทันที
- ลดงานฝ่ายบุคคลในการชี้แจงสิทธิเบิกสวัสดิการที่มีและคงเหลือให้พนักงานที่สอบถาม เพราะระบบช่วยให้พนักงานสามารถ Self Service โดย ตรวจสอบยอดเงินสวัสดิการที่ได้รับ ที่ใช้ไปและสวัสดิการคงเหลือได้ด้วยตนเอง โดยที่ไม่ต้องสอบถามทางฝ่ายบุคคล
- ช่วยให้ตรวจสอบเอกสารได้รวดเร็ว โดยมีระบบการส่งอีเมล์ที่ช่วยให้ผู้อนุมัติทราบได้ทันทีเมื่อพนักงานขอสวัสดิการเข้ามา และกรณีที่เอกสารขอสวัสดิการผ่านการอนุมัติครบเรียบร้อยแล้วพนักงานก็สามารถทราบผลการอนุมัติสวัสดิการได้ทันทีเช่นเดียวกัน