BPlus e-Payslip on E-mail / SMS / Web
ระบบe-Payslip เป็นโปรแกรมเสริมที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลในการพิมพ์ใบจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน ซึ่งเดิมพิมพ์เอกสารในรูปแบบกระดาษหรือซองเงินเดือนปิดผนึก เปลี่ยนเป็นให้โปรแกรมพิมพ์เป็นรูปแบบ Electronic File และส่ง E-Mail ให้พนักงานได้ทันทีโดยพนักงานแต่ละคนจะมีรหัสลับเพื่อความปลอดภัย ในการเปิดเข้าดูข้อมูลเงินเดือน ซึ่งเป็นความลับเฉพาะคน และความลับขององค์กร รวมทั้งยังสามารถส่งเอกสารหรือรายงานอื่นๆ ให้พนักงานทาง E-Mail ได้ทำนองเดียวกับใบจ่ายเงินเดือน นอกจากนั้นพนักงานยังมีช่องทางพิเศษสะดวกในการรับข้อมูลได้อีกคือทาง SMS และทาง Web
คุณสมบัติเด่นของระบบ E-Payslip
1. คุณสมบัติด้านการติดตั้งระบบ E-Payslip ใช้งานได้ง่าย โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม เพียงแค่ท่านมีลิขสิทธิ์ของโปรแกรม E-Payslip และขั้นตอนการตั้งค่าของระบบ มี 2 ขั้นตอน ดังนี้
- ระบบ E-PaySlip สามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรมเงินเดือนเวอร์ชั่น 5.1 ขึ้นไป เพียงท่านทำการลงทะเบียนโปรแกรมเงินเดือนตามลิขสิทธิ์ที่ซื้อระบบไว้ ก็สามารถใช้งานได้ทันทีโดยที่ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่ม
- ตั้งค่าระบบ E-Mail ก่อนเริ่มใช้งานได้ง่าย และสะดวกรวดเร็วกรณีที่ผู้ใช้งานไม่มี Mail Server ก็สามารถใช้ Mail Free ทั่วไปเป็นโปรแกรมจัดการอีเมล์สำหรับรับและส่ง E-Mail ได้
2. คุณสมบัติด้านการทำงานระบบ E-Payslip ได้ถูกทำการพัฒนาขึ้นมาเพื่อให้ใช้งานได้ง่ายสะดวกและรวดเร็ว โดย เพียงทำการตั้งค่าพื้นฐานของระบบเพื่อใช้งานในครั้งแรกเพียงครั้งเดียวเท่านั้น ซึ่งในเดือนถัดไปก็สามารถใช้งานได้ต่อเนื่องโดยที่ไม่ต้องตั้งค่าใหม่ รวมทั้งเมนูการทำงานที่ชัดเจน และขณะที่ทำการส่ง E-Mail ให้กับพนักงาน ระบบจะแจ้งสถานะในการส่งเอกสารเป็น Log File เพื่อสะดวกในการตรวจสอบ
- ระบบรองรับการแสดงภาษาได้ถึง 5 ภาษา คือ ภาษาไทย, ภาษาอังกฤษ, ภาษาจีน, ภาษาญี่ปุ่น และ ภาษาลาว
- โปรแกรมจะทำการพิมพ์เอกสารตามรูปแบบรายงานในโปรแกรมเงินเดือนโดยพิมพ์เป็นรูปแบบ PDF File เช่น ใบจ่ายเงินเดือน, รายงานสรุปสถิติการมาทำงาน, หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย 50 ทวิ, หนังสือรับรองเงินเดือน, หนังสือรับรองการผ่านงาน เป็นต้น
- สามารถทำการกรองข้อมูลในการส่งเอกสาร โดยสามารถเลือกได้ว่า ต้องการส่งทั้งบริษัท, เฉพาะสาขา, เฉพาะแผนก หรือส่งเฉพาะพนักงานบางท่านหรือกรณีส่งเพิ่มเติมหรือส่งให้พนักงานใหม่
- สามารถตั้งค่าเพื่อกำหนดสิทธิให้กับผู้ใช้งานในการส่งเอกสารทางE-Mail และกำหนดสิทธิ์ในการแก้ไข E-Mail ในแฟ้มประวัติพนักงานเพื่อป้องการความปลอดภัยข้อมูลพนักงานได้
- เพื่อความสะดวกและมีหลักฐานในการตรวจสอบ โปรแกรมจะมี Log File เก็บรายละเอียดความถูกต้องสมบูรณ์ในการส่งข้อมูลทุกรายการโดยแยกแฟ้มให้อัตโนมัติอย่างเป็นระบบ
- โปรแกรมจะทำการส่งเอกสารให้กับพนักงานที่ระบุ E-Mail ถูกต้องเท่านั้น พร้อมกับสามารถตรวจสอบและแสดงให้ทราบว่า E-Mail ของพนักงานท่านใดที่ไม่ถูกต้อง เพื่อกลับมาแก้ไขและส่งใหม่ได้
- มีระบบป้องกันการเปิดรายงานจากบุคคลอื่นด้วย รหัสลับเฉพาะบุคคลเนื่องจากใบจ่ายเงินเดือนที่ส่งให้กับพนักงานนั้นเป็นเอกสารสำคัญ ซึ่งป้องกันเฉพาะเจ้าของเอกสารเท่านั้นถึงจะเปิดได้ โดยสามารถกำหนด รูปแบบรหัสลับผสมผสานข้อมูลส่วนตัวของพนักงานได้ถึง 8 ชนิดขึ้นอยู่กับนโยบายบริษัทที่จะกำหนดให้ข้อมูลใดนำมาใช้ในการเปิดเอกสาร และสามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อนโยบายบริษัทเปลี่ยนแปลง ซึ่งมีข้อมูลให้เลือกได้ดังนี้
- เลขที่บัตรประชาชน
- วันเดือนปีเกิด
- วันที่หมดอายุของบัตร
- หมายเลขโทรศัพท์
- รหัสพนักงาน
- เลขที่บัตรพนักงาน
- วันที่เริ่มงาน
- รหัสอ่านใบจ่ายเงินเดือน
- หลังจากได้รับใบจ่ายเงินเดือนทาง E-Mail เรียบร้อยแล้ว พนักงานก็จะสามารถเปิดดูใบจ่ายเงินเดือน (Slip) ได้ ซึ่งก่อนเปิดจะต้องทำการระบุรหัสลับให้ถูกต้อง ตามที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้กำหนดไว้ ระบบจึงจะแสดงข้อมูลในรายงาน แต่ถ้าระบุไม่ถูกต้องก็จะไม่สามารถ ดูข้อมูลในรายงานได้
- ในกรณีที่เครื่อง Server บางตัวไม่อนุญาตให้ส่ง E-Mail ที่เป็นแฟ้ม PDF ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าให้โปรแกรมทำการเปลี่ยนนามสกุล File .PDF เป็น .PDF_ เพื่อให้ไม่ถูกกำจัดออกจาก Mail Server เมื่อผู้ใช้งานได้รับ Mail เพียงเปลี่ยนนามสกุล File จาก .PDF_ เป็น .PDF ก็สามารถเปิดอ่านเอกสารได้
ระบบแสดงใบจ่ายเงินเดือนกับเอกสารอื่นๆผ่านทางเว็บ (E-PaySlip On Web)
ระบบแสดงใบจ่ายเงินเดือนกับเอกสารอื่นๆ ผ่านทางเว็บ (Business Plus E-PaySlip On Web) เป็นระบบที่ต่อยอดมาจากระบบ E-PaySlip เพื่อให้พนักงานใช้งานได้สะดวกมากขึ้น โดยระบบนี้ สามารถแสดงเอกสาร PDF ในหน้าเว็บตามงวดเงินเดือนต่างๆ หลังจากที่ใช้โปรแกรม E-PaySlip ส่งข้อมูลให้กับพนักงานเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้พนักงาน สามารถเข้ามาตรวจสอบเอกสารย้อนหลังได้ทันที
คุณสมบัติเด่นของระบบ E-PaySlip On Web
1. คุณสมบัติด้านการติดตั้งระบบ E-PaySlip On Web ใช้งานได้ง่าย โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม เพียงแค่ท่านนำ File โปรแกรมไปวางในเครื่อง Server แล้วเลือกฐานข้อมูลให้ตรงกับที่ต้องการ เมื่อเรียบร้อยแล้วดับเบิ้ลคลิกโปรแกรมผ่านทาง Browse ก็สามารถเข้าใช้งานโปรแกรมได้ทันที
- ระบบ E-PaySlip On Web สามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรมเงินเดือนเวอร์ชั่น 7.0 ขึ้นไป
- ระบบ E-PaySlip On Web จะต้องใช้งานร่วมกันระบบ E-PaySlip เพื่อเข้าไปอ่าน File PDF หลังจากที่โปรแกรม E-PaySlip เตรียมข้อมูลให้เรียบร้อยแล้ว
- สำหรับเครื่อง Client ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม เพียงแค่เข้าใช้งานผ่านBrowser ก็สามารถเข้ามาดูเอกสารต่างๆผ่านทางหน้าเว็บได้
- แสดงหน้าจอได้ 2 ภาษา คือ ภาษาไทย และ ภาษาอังกฤษ
- พนักงานสามารถกำหนดชื่อผู้ใช้งานและรหัสลับก่อนที่จะเข้าใช้งานในระบบเว็บได้ด้วยตนเอง
- มีระบบป้องกันการเปิดรายงานจากบุคคลอื่นด้วย รหัสลับเฉพาะบุคคลตามที่ได้กำหนดไว้ในระบบ E-PaySlip เนื่องจากใบจ่ายเงินเดือนที่ส่งให้กับพนักงานนั้นเป็นเอกสารสำคัญ ซึ่งป้องกันเฉพาะเจ้าของเอกสารเท่านั้น ถึงจะเปิดได้
- หลังจากเข้ามาในหน้าเว็บแล้ว พนักงานก็จะสามารถเปิดดูใบจ่ายเงินเดือน(Slip) ได้ ซึ่งก่อนเปิดจะต้องทำการระบุรหัสลับให้ถูกต้องตามที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้กำหนดไว้ ระบบจึงจะแสดงข้อมูลในรายงาน แต่ถ้า ระบุไม่ถูกต้องก็จะไม่สามารถดูข้อมูลในรายงานได้
- ระบบจะแสดงเอกสารตามรูปแบบรายงานในโปรแกรมเงินเดือน โดยแสดงเป็นรูปแบบ PDF File เช่น ใบจ่ายเงินเดือน, รายงานสรุปสถิติการมาทำงาน, หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย 50 ทวิ, หนังสือรับรองเงินเดือน, หนังสือรับรองการผ่านงาน เป็นต้น
- สามารถทำการเลือกให้แสดงเอกสารย้อนหลังได้ 10 ปี และ เลือกเอกสารได้ตามงวดเงินเดือนที่ได้มีการส่งเอกสารผ่านระบบ E-PaySlip ไว้
- ลดระยะเวลาในการที่ฝ่ายบุคคลจะส่งเอกสารย้อนหลังให้กับพนักงาน เนื่องจากพนักงานสามารถ Download เอกสารต่างๆ จากหน้าเว็บได้ด้วยตนเอง
- เป็นการบริการพนักงานแบบ Self Service ที่ทันสมัย สะดวก รวดเร็ว และให้พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ได้ด้วยตนเองทุกที่ทุกเวลา
โปรแกรม E-PaySlip และ ระบบ E-PaySlip On Web ให้ความคุ้มค่าในการลงทุนสำหรับองค์กร ให้ความคุ้มค่าในการใช้งานสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล และพนักงาน ช่วยลดต้นทุนประหยัดค่าใช้จ่ายระยะยาว ช่วยประหยัด เวลาเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มภาพลักษณ์ความทันสมัยให้องค์กร
- ช่วยลดต้นทุนและประหยัดค่าใช้จ่ายระยะยาว
- ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อกระดาษ ใบจ่ายเงินเดือนหรือซองปิดผนึก
- ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อหมึกพิมพ์ และประหยัดค่าซ่อมแซมเครื่องพิมพ์
- ประหยัดค่าใช้จ่ายการทำงานล่วงเวลา
- ประหยัดพื้นที่ในการเก็บเอกสาร
- ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการส่ง เอกสารให้พนักงาน ที่ทำงานนอกสำนักงาน หรือสาขาต่างๆ
- ประหยัดเวลาในการตรวจสอบเอกสารย้อนหลังได้ทุกที่ทุกเวลา
- ช่วยประหยัดเวลาของฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงาน
- ลดระยะเวลาในการดำเนินการ เช่น การรอพิมพ์เอกสาร, การปิดผนึกซองใบจ่ายเงินเดือน เป็นต้น
- ลดระยะเวลาการแจกใบจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน หรือเซ็นรับเอกสารทีละคน เปลี่ยนเป็นรูปแบบของการส่งทาง E-Mail
- ลดการผิดพลาดในการแจกใบจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน ผิดคนหรือหลีกเลี่ยงกรณีพนักงานไม่ได้รับใบจ่ายเงินเดือน
- สามารถส่งใบจ่ายเงินเดือนให้พนักงานรายบุคคลได้ทันที ในกรณีพนักงานเฉพาะท่าน ร้องขอให้ทำการส่งใหม่ได้
- กรณีใช้งานผ่านระบบเว็บลดเวลาของฝ่ายบุคคลไม่ต้องส่งเอกสารย้อนหลัง พนักงานสามารถเข้าไปตรวจสอบเอกสารตนเองในหน้าเว็บได้
- ช่วยเพิ่มความสะดวก, รวดเร็ว ในการทำงาน
- ช่วยให้การทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลสะดวก รวดเร็วขึ้นกว่าเดิม
- ช่วยให้การเก็บเอกสารง่ายและสะดวกขึ้น ในรูปแบบ Electronic File และเป็นการเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บเอกสาร
- ช่วยให้พนักงานที่ต้องทำงานนอกสำนักงาน หรือสาขาต่างๆ ได้รับใบจ่ายเงินเดือน รวดเร็ว ทันเวลาไม่ต้องรอเข้ามารับเอกสารที่สำนักงาน หรือรอรับเอกสารที่ส่งมาจากสำนักงาน
- พนักงานสามารถเข้ามาตรวจสอบเอกสารย้อนหลังผ่านทางหน้าเว็บและสามารถ Download เอกสารไว้ได้ตลอดเวลา
- ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และเพิ่มภาพลักษณ์องค์กร
- ความปลอดภัยในเรื่องความลับของข้อมูล ในรูปแบบใหม่เป็น Electronic File
- ช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีเวลามากขึ้น สามารถพัฒนาองค์กรได้มากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้องค์กร
- ช่วยเพิ่มภาพลักษณ์ให้องค์กร ด้วยการ นำเทคโนโลยีสมัยใหม่มาใช้ในองค์กรและพนักงาน
ความต้องการพื้นฐานของโปรแกรม ระบบ E-PaySlip
- ใช้งานคู่กับโปรแกรมเงินเดือน Business Plus Payroll Version 5.1 ขึ้นไป
- โปรแกรม PdfCreator ซึ่งเป็นโปรแกรม Freeware
- เครื่องที่ต้องการใช้งานจะต้องสามารถติดต่อ NetWork ที่สามารถส่ง E-Mail ได้
- องค์กรจะต้องมี E-Mail Account ที่ใช้สำหรับส่งเมล์ให้กับพนักงาน
ระบบ E-PaySlip On Web
- ใช้งานคู่กับโปรแกรมเงินเดือน Business Plus HRM Version 7.0 ขึ้นไป
- ใช้งานคู่กับระบบ E-PaySlip เพื่อสำหรับส่งเอกสารให้กับพนักงานและพนักงานเข้าไปอ่านเอกสารผ่านเว็บ
- รองรับการใช้งานผ่าน Browser ดังนี้
- Firefox 3.6+, including Firefox Mobile
- Safari 5+, including Safari Mobile
- Internet Explorer 8+
- Chrome 12+, including Android Stock Browser and Chrome Mobile
- Opera 12 (Presto) and 15+ (Opera Next / WebKit), including Opera Mobile